Les clés de Datadock

Par Marie le

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La DataDock est l'un des sujets les plus brûlants du moment dans le domaine de la formation professionnelle, c'est pourquoi il nous a semblé important d'écrire ce petit article descritpif et explicatif.

 

Qu'est-ce que DataDock ?

Le Datadock permet aux organismes de formation :

  • De récupérer la base des OFs (Organismes de Formation) Pactole de la DGEFP
    • De s’enregistrer en complète autonomie
    • De s’auto-déclarer pour leur propre identification et surtout pour leurs réponses aux indicateurs
    • De consulter et mettre à jour leurs informations
    • De bénéficier d’un circuit court lorsqu’ils sont titulaires d’une certification labellisée par le CNEFOP

 C’était le label ou la certification qui était délivré avant que Data-dock ne centralise tout. Pour faire simple, si vous avez déjà prouvé votre professionnalisme vous n’avez pas besoin de tout refaire sur Datadock.

 

Il permet ensuite aux financeurs :

  • D’examiner les déclarations des OFs et de rendre chaque OF référençable ou non en fonction de ces éléments
  • De valider temporairement un OF pendant une période transitoire jusqu’en juin 2017
  • De partager des informations sur les OFs dans un espace collaboratif qui leur est réservé
  • D’accéder à du reporting

 

Le Datadock est un outil qui simplifie les démarches des organismes pour se faire référencer par les financeurs (ils s’inscrivent une seule fois pour tous les financeurs associés au projet), et qui simplifie également le travail des financeurs, grâce à l’interfaçage réalisé avec leurs propres systèmes d’information.

 

En pratique

1. Demande d’activation de votre compte OF

Afin d’activer votre compte OF, vous devez saisir correctement :

  • votre adresse email ;
  • votre nom,
  • votre prénom,
  • votre numéro SIREN
  • votre NDA.

Puis « Créer votre compte ».

 

2. Validation du Compte

Vous recevez instantanément un e-mail de validation de votre compte (pensez à vérifier votre courrier indésirable).
Vous pouvez ensuite cliquer sur le lien d’activation dans un détail de 72 heures. Vous pouvez alors accéder aux pages de vérification et de déclaration des informations de votre OF.

 

3. Identification de l’entreprise et de l’établissement

Vous pouvez alors compléter les informations relatives à l’identification de votre OF.

 

  • Déclaration de certification

Vous pouvez sélectionner les certifications et labels reconnus par le CNEFOP dont vous êtes titulaire et joindre l’attestation correspondante.

 

  • Déclaration de vos éléments

La déclaration de vos réponses consiste à décrire votre capacité à répondre à chaque indicateur et de transmettre le document justificatif correspondant (ou mode de preuve) parmi les exemples proposés. Ces modes de preuve peuvent être sous forme de document PDF ou faire référence à la page ad hoc de votre site Internet.

Si vous n’êtes pas concerné par un indicateur, vous avez seulement à cocher la case correspondante et à décrire simplement en quoi vous n’êtes pas concerné. Dès lors que vous êtes titulaire d’une certification ou d’un label reconnu par le CNEFOP, vous êtes exempté de la fourniture du mode de preuve.

En fin de déclaration, la synthèse de vos réponses vous est affichée avant de soumettre votre déclaration. Vous serez informé par e-mail du résultat de l’analyse de vos réponses. Vous pourrez à ce moment consulter votre nouvelle situation dans le Datadock et mettre à jour vos déclarations.

 

  • Actions en tant qu’OF

En tant qu’utilisateur du compte OF, vous avez la possibilité d’accéder à un panel d’actions telles que :

  • La modification des paramètres de votre compte (modification email, mot de passe, etc.)
  • La modification des informations de l'entreprise ou de l'établissement 
  • La modification de la déclaration de l’entreprise
  • Le rattachement d’un nouvel OF à votre compte
  • Le renseignement d’un indicateur
  • La soumission d’une déclaration
  • La mise à jour des informations de votre compte utilisateur.
     

En tant qu’utilisateur administrateur du compte OF, vous pourrez également créer/ désactiver un compte délégué.

 

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Les indicateurs et les modes de preuves

 

Les 20 OPCA ont arrêté collectivement les indicateurs qui permettront aux organismes de formation de s’inscrire dans le processus de référencement prévue par la loi du 5 mars 2014. Cette action commune vise à simplifier la démarche que les organismes de formation devront engager le 1er janvier 2017.

Ce chantier a permis d’aboutir à la définition de 21 indicateurs, détaillés dans les tableaux ci-dessous. Chaque indicateur est accompagné d’éléments de « preuves » que les organismes de formation devront fournir pour attester de leur conformité aux critères imposés par la loi.

A partir de ces éléments de preuve, assortis des éventuelles informations complémentaires qu’il jugerait nécessaire, chaque OPCA procédera au référencement des organismes de formation pour aboutir à la publication, le 1er janvier 2017, de son catalogue de référence. Les organismes de formation labellisés par le CNEFOP, parce qu'ils bénéficient d'une présomption de qualité, auront un accès simplifié au référencement.

Dès le 1er janvier 2017, les OPCA, associés à d’autres financeurs de formations relevant du décret du 30 juin 2015, proposeront aux organismes de formation un outil dématérialisé de recueil des informations nécessaires à leur référencement. Cet outil, ergonomique et fonctionnel, leur permettra de ne saisir qu’une seule fois ces informations, qui seront accessibles à l’ensemble des financeurs adhérant au projet.

A partir de janvier 2017, pour être financée, une formation devra être réalisée par un organisme de formation référencé par le financeur, c’est-à-dire qu’il devra répondre aux 6 critères de qualité définie par la loi du 5 mars 2014. C’est un gage de crédibilité tant pour les entreprises que pour les salariées bénéficiaires de formation.

 

Le référencement

 

Le référencement d’un organisme de formation par un financeur est le fait pour ce dernier d’inscrire le prestataire dans son catalogue de référencement, mis à la disposition des entreprises et des salariés.

Pour le référencer, le financeur vérifie que le prestataire répond bien aux 6 critères de la loi. Pour cela, OPCA et certains autres financeurs, dont des FONGECIFS, ont défini ensemble les 21 indicateurs qui leur permettront de mesurer le respect de ces critères.

C’est dans cet objectif qu’ils ont conçu Datadock, l’outil qui permet aux organismes de formation de déposer les éléments factuels qui prouvent qu’ils répondent aux exigences de qualité dictées par la loi.

 

Pour qui ?

 

Afin d’assurer une équité de traitement entre tous les organismes de formation, tous les prestataires, quelles que soient leur taille ou leurs modalités pédagogiques d’intervention, sont concernés.

Les accords de partenariat préalables qu’ils auraient pu passer avec des financeurs ne suffiront pas à justifier de la qualité de leurs prestations, et ne les inscriront pas automatiquement dans le catalogue de référence du financeur concerné.

Les organismes de formation qui bénéficient d’une certification reconnue par le CNEFOP sont également concernés, même s’ils suivront une procédure très allégée.

Les organismes de formation certifiés ou labellisés par un organisme référencé par le CNEFOP suivront une procédure simplifiée de référencement : contrairement aux autres organismes de formation, ils ne devront pas fournir les éléments de preuve liés aux 21 indicateurs. Ils devront justifier de leur certification dans le Datadock. La liste des certifications labélisées est consultable sur le site du CNEFOP.

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